Conseils avant de louer une salle de réception

Physiothérapie sportive au gym Gare aux décors sophistiqués et thématiques spectaculaires car ils ont aussi leur prix!
(Article en cours de rédaction, ne pas publier pour le moment... Melissa Erickson maître de cérémonie)

Salle de réception pour 100 personnes

En tant qu'organisateur de mariage et expert événementiel corporatif, je dispose d'un répertoire contenant plus de 350 salles de réception éparpillées à Montréal, Longueuil, Brossard, St-Lambert, Chateauguay, Granby, Drummondville et dont la capacité varie de 30 à 400 personnes. Au fil des ans, j'ai pu accumuler différentes observations. Voici quelques conseils qui pourraient vous éviter bien des désagréments.

1. DJ sur place : Pour vos besoins musicaux et d'animation, il y a peu d'économies à faire en embauchant à l'extérieur. Premièrement, cela génère du stress supplémentaire quand il y a problème technique au niveau du raccordement entre la console de l'artiste et l'équipement ou l'alimentation de la salle. Deuxièmement, veuillez vous souvenir que les DJs indépendant sont souvent des "célébrités" dans leur domaine et que leur nom a un certain prix (pour ne pas dire un prix certain). Finalement, en cas de maladie ou de force majeure, vous n'aurez pas de plan B tandis que le propriétaire de votre salle de réception ou l'hôtel dispose déjà de plusieurs employés pouvant prendre le relais à pied levé.

2. Les traiteurs externes = souvent de moins bon plats. En effet, les traiteurs auront à débarquer des mets pré-cuits (et cuisinés la veille ou même 3 jours avant) qu'ils feront réchauffer sur place. Le résultat est hélas parfois décevant par rapport à une cuisine sur place, y compris pour la plus fine gastronomie. De plus, les demandes spéciales faites par vos convives sont plus difficiles à réaliser car votre traiteur mobile ne dispose pas du nécéssaire pour cuisiner efficacement ni des aliments en extra.

3. Gare à la piètre insonorisation des complexes multi-salles : Votre événement pourrait devenir un vrai enfer s'il s'agit par exemple d'une soirée de remise de prix ou d'un cocktail bénéfice bien tranquille alors que dans la salle d'à côté se déroule une soirée de danse bien arrosée. Vous entendrez durant des heures le boom boom des caisses de son, les cris des fêtards et plusieurs de ceux-ci, éméchés, risqueront même de se tromper de salle et de pénétrer dans la vôtre en s'excitant puis s'excusant.

Location d'une salle de réception à Varennes

4. Des toilettes privées à chaque salle de réception : Ne pas se laisser berner si le locateur vous assure que les toilettes partagées sont spacieuses et efficaces pour accueillir des dizaines de personnes à la fois. Le fait est que si vous devez partager les installations sanitaires, vous serez en compagnie de clientèles qui ne vibrent pas nécéssairement au même diapason que le vôtre. Par exemple, vous ne souhaitez pas que vos enfants soient en contact direct avec des fêtards alcoolisés que vous ne connaissez pas.

5. Proximité des centres urbains : En tant que professionnelle, je ne suis pas entichée par les sites champêtres situés en région pratiquement éloignée. Difficile à trouver, lointains et souvent au bouts de rangs difficilement carrossables pour les véhicules de monsieur et madame tout-le-monde, ils font maugréer. Ensuite, le caractère bucolique se gâche rapidement s'il pleut, verglace ou tombe une vraie tempête de neige. Peu pratique sur le plan logistique donc, vous privez aussi vos invités d'un accès abordable à un service de taxi ou de transport en commun pouvant les ramener sains et sauf à la maison.

6. Du transport pour vos congrès : Les symposiums, soirées de conférence et causerie ou encore activités d'ordres professionnels (ou clubs d'affaires) réunissent des participants qui proviennent souvent de l'étranger ou de régions du Québec. Ceux-ci auront certains difficultés à s'y rendre, se prenant par exemple dans le trafic de fin de journée au volant d'une voiture de location et devant traverser une ville, des ponts ou une banlieue qu'ils ne connaissent pas. Cela provoque des retards constants et j'ai 100 fois dû retarder le début d'un événement pour cette raison, le conférencier ou le toastmaster lui-même se présentant penaud et en retard à la salle de réception. Le meilleur moyen est d'organiser une ou plusieurs navettes (par exemple la première à partir de l'aéroport, la seconde du centre-ville, la troisième du stationnement incitatif de Longueuil) et d'inclure la dépense dans le prix par billet pour l'événement.

7. Un gardien de sécurité pour les partys de 150 personnes et plus : Quand votre budget de location de salle de réception, musique, bouffe et décoration dépasse les 20.000$, l'embauche d'un gardien de sécurité d'une firme professionnelle représente un extra peu dispendieux par rapport à la facture. Pour 400$, vous profitez de 19h00 à 3h00 AM d'un agent qui sécurise mais peut aussi agir en tant que soutien et accompagnateur durant la soirée. Il peut notamment surveiller des enfants durant quelques minutes, votre matériel ou des cadeaux de valeurs reçus (car oui, vos invités peuvent aussi vous voler, fiez-vous à mon expérience). Il peut aussi contrôler les entrées/sorties et repérer rapidement les intrus qui viennent se servir au buffet, tenter de voler des sacs à main, cellulaires, etc (cela aussi arrive!). Finalement, ses qualifications et son appartenance à une agence de sécurité l'autorise à maîtriser physiquement des trouble-fêtes.

8. Une réserve d'alcool sur place : Manquer d'alcool c'est possible! Certes, c'est peu probable dans les hôtels, mais cela survient dans les plus petites salles qui ont tendance à rouler un stock de bière, de vin et de spiritueux plus restreint pour des raisons de coûts mais aussi d'assurances. Idem pour les cabanes à sucre qui sont moins surveillées et qui peuvent faire l'objet d'un cambriollage car localisées dans des endroits plus retirés de la civilisation. En clair, demandez des garanties si la quantité de boissons alcoolisées servies importe à votre plan de match.

9. Le vestiaire primordial : Des manteaux, bottes et chandails qui trainent partout sur les tables et les chaises feront des photos horribles à regarder par la suite et donneront à votre événement un look cheap malgré un budget déco et une ambiance des plus relevés.

10. Un micro déjà installé : Pour la plénière ou simplement un convive souhaitant prendre la parole, ou vous même pour un message d'intérêt général... incontournable! Autrement, difficile de s'exprimer dans la cacophonie.

11. Des jeux pour les enfants : La présence des tout-petits peut transformer votre réception de mariage ou événement corporatif en cauchemard s'ils n'ont rien d'autre à faire que galoper autour des tables, ramper sous celles-ci ou explorer l'ensemble des escaliers et annexes du bâtiment ou le parking sans supervision. D'une part, les risques de se blesser sont élevés (il se trouvera toujours un enfant pour venir se lamenter à votre table qu'il s'est fait mal)... De l'autre, si l'un d'entre-eux brise un vase, une statuette décorative ou un carreau, c'est à vous que sera facturé le dégât. Conseil de pro : optez pour un site possédant une petite salle de cinéma dans laquelle vous pourrez projeter quelques films.

Organisation de mariage sur la Rive-Sud de Montréal

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Quelques exemples de locateur de salles de réception sur l'Île de Montréal et la Rive-Sud incluant Brossard Longueuil Varennes St-Hyacinthe St-Bruno et St-Hubert

Salle Réception Mariage St-Antoine Brossard Longueuil (450 787.2966)

Salle de réception Longueuil

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